Quittance de loyer : modèle, définition, obligation 2022

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La quittance de loyer est un document indispensable, il permet de reconnaitre le paiement d’une somme due. Elle est aussi utilisée comme un justificatif de domicile. Elle convoque l’ensemble des logements en location (vides ou meublés). À chaque loyer payé, le propriétaire doit donner la quittance de loyer correspondante. Bien que le principe semble simple et connu de tous, il faut néanmoins en connaitre les spécificités. Ce document comprend des obligations, il faut savoir comment remplir ce document dans les normes. Vous pourrez télécharger notre modèle gratuit mis à votre disposition.

Comment remplir en 5 minutes une quittance de loyer

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer 2022 ?

Une quittance de loyer est un document qu'un propriétaire envoi au locataire. Il certifie que le locataire s'est acquitté de la somme due (loyer et charges éventuelles) dans les délais prévus du contrat de location. Cette démarche rend compte que le bailleur a reconnu avoir reçu le montant. Il enverra un reçu après que le versement du montant soit effectué. Il peut le rédiger sur papier ou utiliser un modèle.

Quelle est l’utilité de la quittance de loyer ?

Il serait utile de savoir à quoi peut servir une quittance de loyer. Ce document peut vous servir lors de démarches administratives comme le renouvellement d’une carte d’identité. Il aura également la fonction d’un justificatif de domicile. La quittance de loyer peut être nécessaire pour accéder à certains droits reliés à Pôle emploi, la CAF (Caisse d’Allocations Familiales), sécurité sociale. Elle atteste aussi du paiement du logement que vous occupez en cas de litige.

💡 Bon à savoir

“La quittance de loyer doit être conservée 3 ans après l’échéance du bail de location. À savoir que la loi envisage un délai de prescription de 3 ans, une fois ce laps de temps dépassé, il ne sera plus possible de sonder à mener quelconque action en justice. Nous vous conseillons de bien conserver ces documents durant cette période pour preuves de paiement des obligations en tant que locataire”

Modèle quittance loyer

La quittance de loyer n’a pas de présentation formelle à suivre. Il faudra vous assurer de faire figurer les mentions obligatoires ci-dessous :

✅ Le nom du document

✅ Nom, prénom et adresse postale du bailleur

✅ Nom, prénom et adresses postal du locataire

✅ La date d’émission de la quittance

✅ La période correspondante au paiement (mois et année)

✅ Le montant global du loyer et des charges payées par le locataire. (préciser sa composition : loyer, charges... à indiquer séparément)

✅ La signature du bailleur

Vous pouvez vous référer au modèle ci-dessous :

Quittance de loyer modèle
Modèle de quittance de loyer.

Modalités d’expédition de la quittance de loyer

Il n’y a pas de règles de modalité et de délai d’envoi. Elle peut être envoyée par mail, mais aussi de manière dématérialisée depuis la loi Alur. Pour les propriétaires, l’envoi par mail est à privilégier afin d’éviter des frais de gestion. Pour la rendre conforme, le bailleur devra se charger de la scanner et de l’envoyer en format PDF. La voie dématérialisée est à choisir uniquement avec accord du locataire. Dans le cas contraire, privilégier l'envoi du document par courrier.

Est-ce obligatoire de délivrer une quittance ?

Non mais...

Aucun texte de loi stipule l’obligation d’un envoi de la quittance de loyer, si l’occupant ne la demande pas. Mais, dans le cas où il en fait la demande après avoir payé le montant dû, le propriétaire est dans l’obligation de la lui fournir. S'il la demande et que toutes les mensualités sont versées, il a pour obligation de l'envoyer. Avant de l'envoyer, il faut s'assurer que les montants du loyer sont en règle.

L’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
”Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. »

Il est important d’avoir ce document pour réaliser des démarches administratives importantes. C’est pourquoi, la majorité des propriétaires-bailleurs anticipent ces demandes et envoient la quittance de loyer mensuellement et automatiquement. Dans ce cas, l’occupant n’aura plus besoin de les solliciter en cas de demande.

Faire attention aux clauses abusives

Il existe des clauses abusives. Pour rappel, une clause abusive prend ce sens lorsqu'elles sont instaurées à l’encontre de la personne. C’est-à-dire qu’elles provoquent un déséquilibre entre les droits et les obligations des parties du contrat. Les clauses interdites par la loi de l’article 4 de la loi de 89 évoquent le fait qu'elles ne sont pas écrites. Alors le locataire ne peut pas en prendre connaissance. Veuillez jeter un coup d’œil aux clauses abusives :

👨‍⚖️ Par laquelle le locataire est obligé de souscrire une assurance auprès d'une compagnie choisie par le bailleur
👨‍⚖️ Par laquelle le locataire autorise le bailleur à prélever ou à faire prélever les loyers directement sur son salaire dans la limite cessible
👨‍⚖️ Qui prévoit la responsabilité collective des locataires en cas de dégradation d'un élément commun de la chose louée
👨‍⚖️ Qui autorise le bailleur à diminuer ou à supprimer, sans contrepartie équivalente, des prestations stipulées au contrat
👨‍⚖️ Qui interdit au locataire l'exercice d'une activité politique, syndicale, associative ou confessionnelle
👨‍⚖️ Qui prévoit le renouvellement du bail par tacite reconduction pour une durée inférieure à celle prévue à l'article 10
👨‍⚖️ Qui interdit au locataire de rechercher la responsabilité du bailleur ou qui exonère le bailleur de toute responsabilité
👨‍⚖️ Qui interdit au locataire d'héberger des personnes ne vivant pas habituellement avec lui
👨‍⚖️ Qui prévoit que le locataire est automatiquement responsable des dégradations constatées dans le logement

Que faire si le locataire n’a pas payé le loyer ?

Dans le cas contraire, le résident peut aussi avoir des comportements abusifs avec les retards de paiement du loyer. C’est dans ce cas précis qu’il faudra lui remettre un reçu. En effet, la quittance de loyer n’est remise qu’une fois que le montant des charges et du loyer est totalement versé. Le reçu est transmis dans le cas ou l’occupant paye une partie du loyer et des charges. Si vous remarquez que les impayés résistent et perdurent, dans ce cas ne lui remettez aucun document, rompez le bail d’habitation et rapprochez-vous du tribunal.

Faut-il plusieurs exemplaires en cas de colocation ?

Cela dépend de la nature du bail de colocation.

Si vous avez un bail individuel signé par chaque occupant, dans ce cas chacun aura une quittance individuelle à son nom.

Si vous avez un bail commun à tous les colocataires, vous aurez alors une seule quittance. Sur le document sera affiché le montant total du loyer avec l’ensemble des noms et des prénoms des colocataires figurant sur le bail.

Que faire si mon bailleur refuse de m’envoyer ma quittance de loyer ?

Si vous avez effectué la demande auprès de votre bailleur et qu’il refuse de vous l’envoyer, vous pouvez réaliser une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Si vous n’obtenez aucune réponse une nouvelle fois, vous serez dans la légalité de saisir le tribunal d’instance et une amende ou mise en demeure lui sera conférée à chaque jour de retard.

Quelle est la différence entre une quittance et un reçu ?

Si vous effectuez un paiement partiel de votre loyer, votre propriétaire vous délivrera un reçu daté, signé avec le montant que vous avez versé. Si vous payez l’intégralité du loyer d’une traite, votre propriétaire vous enverra une quittance de loyer.

Faut-il la signer ?

Oui. Pour des raisons juridiques, elle doit être signée par le propriétaire ou le mandataire. L’absence de signature ne permet pas une validation juridique. Si la signature n’est pas présente, vos aides pourront vous être refusées. Même un scan n’est pas accepté. Elle doit être signée de manière manuscrite ou par signature électronique

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