Le logement comme avantage en nature

Logement de fonction avantage en nature. L'attribution d'un logement de fonction par un employeur, qu'il soit propriétaire ou locataire de ce bien, est une pratique courante.

Cette prestation, considérée comme un avantage en nature, est assujettie aux cotisations sociales. L'employeur doit évaluer correctement la valeur de cet avantage, suivant un barème annuel établi par l'administration fiscale. 

Qu'est-ce que l'avantage en nature de logement ?

Des implications légales à considérer

La mise à disposition gratuite d’un logement par un employeur, un propriétaire ou un locataire à un salarié implique des implications légales spécifiques.

Prenez le temps d'évaluer cet avantage en nature, pour le soumettre aux cotisations de la Sécurité sociale.

"Les organes délibérants des collectivités territoriales et de leurs établissements publics mentionnés à l'article L.4 fixent la liste des emplois pour lesquels un logement de fonction peut être attribué gratuitement ou moyennant une redevance par la collectivité ou l'établissement public concerné, en raison notamment des contraintes liées à l'exercice de ces emplois."

Source :  legifrance

Distinguez bien cette situation d'une autre où l'employeur prend en charge le loyer du salarié, avec un bail locatif établi au nom du salarié. Dans ce cas, la prise en charge est considérée comme un avantage en espèces plutôt qu'en nature.

Dans tous les cas, les sommes engagées pour le compte du salarié doivent être intégrées dans le montant des cotisations de Sécurité sociale. Cela, que ce soit sous forme de remboursement ou de paiement direct du loyer.

Ce processus doit être géré avec rigueur pour assurer la conformité aux normes légales.

Les modalités d'évaluations de cet avantage

La méthode d'évaluation des avantages en nature liés au logement diffère selon le choix fait par l'employeur :

1. une évaluation forfaitaire,
2. ou basée sur la valeur locative utilisée pour la taxe d’habitation.

Ce choix appartient uniquement à l'employeur, qui peut le modifier à la fin de l'année fiscale. Et cela pour l'ensemble de l'année écoulée et pour chaque employé.

Peu importe l'option choisie, les autres types de frais que l'employeur pourrait payer, normalement à la charge de l'occupant (comme la taxe d’habitation ou l'assurance), sont considérés différemment.

Ce sont des avantages en espèces, ils sont soumis à des cotisations et contributions.

Évaluation selon le forfait

L'évaluation de l'avantage en nature logement pour les salariés se base sur un barème forfaitaire détaillé, divisé en huit tranches. Il est soigneusement élaboré selon les revenus du salarié.

Les avantages accessoires, tels que :

• l’eau,
• le gaz,
• l’électricité,
• le chauffage
• et l’usage du garage, sont intégrés dans ce forfait.

Cette inclusion simplifie le calcul de l'avantage en nature, offrant une vue claire des bénéfices pour les salariés.

Le calcul mensuel de cet avantage

L'avantage en nature logement est calculé chaque mois, basé sur la rémunération brute mensuelle du salarié. Cette méthode assure une évaluation précise et ajustée aux variations de revenus.

Dans le cas où un salarié reçoit des rémunérations inégales au cours de l'année, l'évaluation ne se fait pas sur une base annuelle. Au lieu de cela, elle nécessite une révision mensuelle, effectuée sur la paie du mois concerné. 

Évaluation selon la valeur locative brute

Cette évaluation peut être basée sur la valeur locative, qui est également utilisée pour le calcul de la taxe d’habitation.

Dans le cas où les informations concernant la valeur locative ne sont pas disponibles auprès des services fiscaux, référez-vous à la valeur réelle du logement. Cette dernière est déterminée selon les loyers moyens pratiqués dans la zone géographique concernée.

Si ni la valeur locative servant à l'établissement de la taxe d'habitation, ni la valeur locative réelle ne peuvent être déterminées, l'employeur devra alors appliquer un calcul forfaitaire.

Considérez certaines situations particulières

Logements occupés par nécessité

Les salariés et fonctionnaires logés par nécessité de service, incluant le personnel de sécurité et de gardiennage, bénéficient d'une réduction importante sur l'évaluation de leur avantage en nature logement.

Cette réduction se traduit par un abattement de 30 % appliqué soit sur la valeur locative cadastrale, soit sur la valeur forfaitaire de l'avantage logement.

Cette mesure vise à reconnaître l'importance de leur présence sur le lieu de travail. Elle est souvent indispensable au bon déroulement de l'organisation.

Pour les dépenses engagées par l'employeur pour le compte du salarié ou de l'agent, notez que celles-ci sont prises en compte pour leur valeur réelle.

Cela s'applique notamment aux avantages accessoires. Ils sont évalués sans aucun abattement lorsque l'avantage logement est calculé sur la base de la valeur locative. 

Si une redevance employeur est mise en place

La mise à disposition d'un logement par l'employeur ne constitue pas un avantage en nature pour le salarié, dès lors que ce dernier verse une redevance.

Pour que cela soit effectif, le montant de cette redevance ou loyer doit être supérieur ou égal. Cela selon le choix de l’employeur, au montant forfaitaire défini ou à la valeur locative réelle du logement.

Dans le cas où la redevance ou le loyer versé est inférieur au montant forfaitaire ou à la valeur locative estimée, la différence est considérée comme un avantage en nature. Elle est donc soumise à imposition.

Cependant, une mesure de simplification fiscale est appliquée. En effet, si le montant de cet avantage en nature est inférieur à celui déterminé par la première tranche pour une pièce, il est alors négligé aux fins de l'imposition.

Lorsque l'usage du bien est divers

Lorsqu'un logement sert à la fois de lieu de travail professionnel et d'espace de vie privé, il est important de distinguer les usages dans le calcul des avantages en nature. En effet, l’employeur doit exclure de ce calcul la partie du logement dédiée à l’usage professionnel.

Cette distinction doit être clairement établie dans le contrat de mise à disposition, spécifiant le nombre de pièces allouées à chaque usage.

En matière d’évaluation de l’avantage en nature lié à ce logement, deux méthodes sont possibles. Si l’employeur choisit de baser son calcul sur la valeur locative du logement, l'avantage en nature doit être proportionnel à la superficie privée utilisée.

Cela par rapport à la surface totale du logement. Cette méthode s'applique également pour le les avantages accessoires.

Le calcul de l'avantage en nature logement

Pour assurer une évaluation précise des avantages en nature logement, l'employeur doit mensuellement ou hebdomadairement déterminer leur valeur.

Cela étant donné qu'ils sont assujettis aux cotisations sociales au même titre que le salaire du salarié. Deux approches sont disponibles pour cette évaluation :

Évaluer selon un barème

L'employeur peut choisir une évaluation forfaitaire basée sur des montants établis. Ce qui garantit une méthode standardisée et reconnue.

Voici un tableau de l'évaluation forfaitaire de l'avantage en nature d'un logement : 

Évaluer selon la valeur locative

Alternativement, l'évaluation peut se faire selon la valeur locative brute. Cela offre une estimation plus personnalisée et potentiellement plus précise.

Notez que, indépendamment de la méthode choisie, les charges supplémentaires prises en charge par l'employeur sont considérées comme un avantage en espèces. Elles sont ainsi soumises à cotisations sociales.

La comptabilisation du logement de fonction

Sur la fiche de paie de l'employé

Concernant la fiche de paie, la prestation en nature est mentionnée à deux endroits distincts. Elle vise à faciliter le calcul des contributions sociales sur son montant sans augmenter la rémunération nette de l'employé.

En haut de la fiche, cette prestation est incluse pour contribuer à la base des cotisations sociales et patronales. Les employeurs peuvent aussi proposer d'autres bénéfices, comme l'indemnité kilométrique vélo (IKV).

Dans la partie inférieure, elle est soustraite du salaire net à verser, semblable à un versement anticipé. Cette démarche distingue clairement un avantage en nature d'un bonus. Ce qui évite son ajout au salaire net de l'employé.

Un calcul mensuel ou hebdomadaire

La valeur de l'avantage en nature pour le logement est calculée mensuellement ou hebdomadairement.

Cas où les deux époux travaillent pour le même employeur

Dans le cas où un couple est employé par la même société et bénéficie d'un logement de fonction, les directives de l'URSSAF stipulent que les contributions pour cet avantage sont réparties.

Elles sont soit assumées par le conjoint dont le contrat inclut cette facilité. Ou partagées équitablement entre les deux si leurs contrats respectifs prévoient tous deux cet avantage ou si aucun ne le mentionne.

Cette répartition est calculée sur la base de la valeur de l'avantage, proportionnellement à leur rémunération respective.